FAQs
Algemeen
Kunnen de starturen of lesdata van mijn kind nog wijzigen?
Ja, dat kan. Alle lesdata en starturen zijn steeds onder voorbehoud en kunnen om organisatorische redenen nog wijzigen. We doen uiteraard ons best om dit tot een minimum te beperken.
Voor de meest actuele lesdata kan je altijd terecht op je Ledenbeheer-account.
⚠️ Let op: het startuur van de les van je kind staat niet op Ledenbeheer. Dat vind je terug in de startmail die je 1 à 2 weken voor de eerste les van ons ontvangt. Hou dus zeker je mailbox (en je spam 😉) in de gaten!
Wat gebeurt er indien een zwemles of kamp niet kan doorgaan?
We doen er alles aan om dit te vermijden, maar soms zijn er factoren waar we zelf weinig invloed op hebben (denk aan een defect zwembad, een wedstrijd, slecht weer…). Hieronder leggen we per type activiteit uit wat er dan gebeurt:
Swimming Classes ( zwemlessen)
Valt er een les uit? Dan halen we deze in tijdens de eerstvolgende vakantieperiode of op het einde van de lessenreeks. Lukt inhalen écht niet (bijvoorbeeld omdat het zwembad niet meer beschikbaar is)? Dan plaatsen we de waarde van die les als tegoed op je Swimcool-account in Ledenbeheer.
Sports Classes (sportkampen)
Kan het kamp onverwacht niet doorgaan op de geplande locatie? Dan kijken we eerst uit naar een alternatieve locatie in de buurt. Vinden we geen geschikt alternatief? Dan plaatsen we het inschrijvingsgeld als tegoed op je account(eventueel in de vorm van een cadeaubon).
Gaat het om een sportkamp met zwemactiviteit en kan dat zwemonderdeel onverwacht niet doorgaan? Geen zorgen, we voorzien dan een gepaste vervanging (bijvoorbeeld een leuke alternatieve activiteit).
Homelessen ( zwemlessen bij jullie thuis )
Kan een les niet doorgaan (bv. door ziekte van de lesgever of slechte weersomstandigheden)? Dan verschuiven we de gemiste les naar de eerstvolgende geplande les. Dit kan tot maximaal 3 keer per les.
We beperken dit alles uiteraard tot een strikt minimum 💪
Waarom zou je onze Facebook- en Instagrampagina volgen?
Omdat je dan niets mist!
Op onze socials delen we regelmatig:
- Knotsgekke wedstrijden met toffe prijzen
- Sfeerbeelden van onze lessen en kampen
- De laatste nieuwtjes en updates
- Leuke zwemtips en weetjes
- Inspiratie, achter-de-schermen en véél plezier
Snel even op die volgknop drukken via onze facebook pagina en instagram dus. Je toekomstige zelf zal je dankbaar zijn.
Waar vinden we jullie privacyverklaring?
Onze volledige privacyverklaring vind je terug op onze website via deze link.
Waar vinden we jullie algemene voorwaarden?
Waar kan ik foto's van de lessen terugvinden?
Op onze gesloten Facebookgroep per locatie. Omwille van GDPR delen we foto’s van de kindjes niet zomaar publiek — daarom hebben we per locatie een afgesloten groep waar enkel ouders van onze deelnemers bij kunnen.
Hoe geraak je erin?
- In de eerste maandelijkse mail ontvang je de link naar de gesloten groep van jouw locatie.
- Vraag het lidmaatschap aan en beantwoord alle lidmaatschapsvragen — anders kunnen we je aanvraag jammer genoeg niet goedkeuren (zo houden we de groep veilig en privé).
Eens je erin zit, kan je genieten van foto’s, sfeerbeelden en leuke momenten van de lessen van je kindje.
Heb je liever niet dat foto’s van je kind gedeeld worden? Laat het ons dan even weten via e-mail, dan houden we daar rekening mee.
Hoe geef ik een vraag of afwezigheid door?
Vanaf het schooljaar 2026-2027 werken we op bijna elke locatie met een franchisehouder of regiomanager. Zij kennen jouw locatie, de lesgevers en de praktische werking het allerbeste — dus zij kunnen je vraag het snelst en het meest concreet beantwoorden.
Hoe contacteer je hen?
Je vindt het juiste e-mailadres terug in de startmail die je 1 à 2 weken voor de eerste les ontvangt. We vragen je vriendelijk om vragen, afwezigheden en andere meldingen steeds rechtstreeks naar dat adres te mailen.
Werkt jouw locatie (nog) niet met een franchisehouder of regiomanager? Dan kan je terecht op [email protected].
Een afwezigheid melden?
Geef enkel afwezigheden door mét een geldig doktersattest. Een gewone afwezigheid (zoals een verjaardagsfeestje, een schooluitstap of een snotneus zonder attest) hoef je niet te melden. Het attest bezorg je ons binnen één week na de afwezigheid, samen met de datum van de gemiste les.
Belangrijk: meldingen via WhatsApp, sms, telefoon, Messenger, Facebook of andere informele kanalen kunnen we jammer genoeg niet in behandeling nemen. Zo houden we alles netjes overzichtelijk en gaat er niets verloren.
Swimming Classes
Heb ik recht op een inhaalles als mijn kind afwezig is?
We werken niet met klassieke inhaallessen, maar bij afwezigheid met een geldig doktersattest kan je wél recht hebben op een tegoed op je Swimcool-account.
Hoe werkt het?
- Per schooljaar kunnen maximaal 2 afwezigheden omgezet worden in een tegoed.
- Hiervoor heb je een geldig doktersattest nodig (maximaal 2 attesten per schooljaar).
- Bezorg het attest binnen 1 week na de afwezigheid, samen met de datum van de gemiste les. Mail het rechtstreeks naar je franchisehouder of regiomanager (zie startmail). Werkt jouw locatie (nog) niet met een franchisehouder of regiomanager? Stuur het dan naar [email protected].
- Bezorg attesten enkel digitaal — niet op papier afgeven aan de lesgever, want zo gaan ze sneller verloren.
Langdurige afwezigheid (bijvoorbeeld een beenbreuk)?
Bij een langdurige afwezigheid met een geldig doktersattest plaatsen we maximaal 4 opeenvolgende gemiste lessen als tegoed op je Swimcool-account.
Hoe wordt het tegoed verrekend?
- Heb je een lopende domiciliëring (bijvoorbeeld voor schooljaarzwemlessen)? Dan wordt het tegoed automatisch in mindering gebracht op het maandelijks bedrag van de eerstvolgende maand.
- Heb je geen lopende domiciliëring (bijvoorbeeld voor een sportkamp)? Dan kan je het tegoed gebruiken bij een volgende inschrijving.
Goed om te weten:
- Het tegoed komt steeds op je account in Ledenbeheer terecht (er is geen terugbetaling in geld mogelijk).
- Een tegoed is 1 jaar geldig vanaf de datum van toekenning.
Financieel
Een jaarinschrijving voor schooljaarzwemlessen bestaat uit een voorschot van 33%(inclusief het jaarlijks lidgeld) en een maandelijkse domiciliëring voor het resterende bedrag. Hieronder leggen we duidelijk uit wat er gebeurt bij annulering of stopzetting.
1. Annuleren vóór de start van de lessenreeks
| Wanneer? | Wat gebeurt er? |
|---|---|
| Meer dan 31 dagen vóór de start | 75 euro administratiekost. Het resterende betaalde bedrag (voorschot − administratiekost) wordt als tegoed op je Swimcool-account geplaatst. |
| Tussen 30 en 15 dagen vóór de start | 75 euro administratiekost. 50% van het betaalde bedrag (na aftrek van de administratiekost) wordt als tegoed op je account geplaatst. |
| Minder dan 14 dagen vóór de start | Geen tegoed en geen terugbetaling. |
In alle gevallen zet Swimcool de domiciliëring stop — dit kan je dus nooit zelf doen.
2. Stopzetten tijdens de lopende lessenreeks
In principe is een stopzetting tijdens de lessenreeks niet mogelijk. We snappen dat dit op het eerste zicht streng kan lijken, maar daar zijn een aantal goede redenen voor:
- De plaats wordt gereserveerd voor jouw kind. Eens de lessenreeks loopt, blijft die plaats jouw kind toebehoren. We kunnen ze niet zomaar tussentijds aan een ander kind toewijzen, want de groep is intussen al opgestart en pedagogisch opgebouwd.
- De groepen worden zorgvuldig samengesteld. We houden rekening met niveau, leeftijd, watervrijheid en groepsdynamiek. Een kind tussentijds vervangen verstoort die balans en is niet in het belang van de andere kindjes in het groepje.
- Er is een leertraject opgebouwd. Onze lesgevers werken stap voor stap aan vooruitgang. Wisselende kindjes binnen een groep zorgen ervoor dat dit traject voor de hele groep moet bijgestuurd worden.
- Lesgevers, zwembadhuur en infrastructuur zijn vastgelegd voor het volledige schooljaar. Onze planning, lesgeverscapaciteit en huurcontracten met zwembaden worden vastgelegd op basis van het aantal inschrijvingen — die kosten lopen door, ook als een kindje stopt.
- Wachtlijsten lossen we op de instroommomenten op. Kindjes op de wachtlijst kunnen pas instromen op vaste momenten (start schooljaar, week na de herfstvakantie, week na de krokusvakantie). Daartussen vrijgekomen plaatsen kunnen we organisatorisch niet werkbaar opnieuw invullen.
Tot en met les 3 — uitzonderlijke stopzetting
Een stopzetting is in deze fase enkel mogelijk in echt uitzonderlijke gevallen, zoals een panische watervrees of een vergelijkbare situatie waarbij deelname redelijkerwijze niet meer haalbaar is voor het kind. Deze situatie moet bevestigd worden door onze hoofdlesgever, franchisehouder of regiomanager.
We bekijken dan altijd eerst samen of er een passende oplossing mogelijk is. Lukt dat niet, dan kunnen we de lessenreeks bijvoorbeeld “on hold” zetten zodat je kindje later (bijvoorbeeld als het wat ouder is) opnieuw kan instappen.
Indien er toch tot een definitieve stopzetting wordt overgegaan, rekenen we een administratiekost van 50 euro aan. Het saldo van de reeds genoten lessen wordt eveneens in mindering gebracht. Het resterende bedrag wordt als tegoed op je Swimcool-accountgeplaatst.
Vanaf les 4 — stopzetting niet meer mogelijk
Vanaf les 4 is een stopzetting niet meer mogelijk. De volledige lessenreeks blijft verschuldigd.
3. Domiciliëring stopzetten
De domiciliëring kan enkel door Swimcool administratief worden stopgezet. Een eigenmachtige stopzetting (bijvoorbeeld via je bank) of een chargeback heft je betalingsverplichting niet op.
Bij een chargeback rekent onze betaalpartner ons telkens een kost aan voor de verwerking. We zijn daarom genoodzaakt om deze door te rekenen in de vorm van een forfaitaire administratiekost van 15 euro per chargeback.
Sports classes/Turbozwemlessen
Financieel
Voor een sportkamp of turbozwemlessen schrijf je in voor een volledig programma, niet voor losse dagen of sessies. Hieronder leggen we uit wat er gebeurt bij een annulering.
1. Annuleren vóór de start
| Wanneer? | Wat gebeurt er? |
|---|---|
| Meer dan 31 dagen vóór de start | 50 euro administratiekost. Het resterende betaalde bedrag (inschrijvingsgeld − administratiekost) wordt als tegoed op je Swimcool-account geplaatst. |
| Tussen 30 en 15 dagen vóór de start | 50 euro administratiekost. 50% van het betaalde bedrag (na aftrek van de administratiekost) wordt als tegoed op je account geplaatst. |
| Minder dan 14 dagen vóór de start | Geen tegoed en geen terugbetaling. |
2. Annuleren tijdens het sportkamp of de turbozwemlessen
Een annulering tijdens het lopende kamp of de lopende lessen is niet mogelijk. Je schrijft in voor een volledig programma, en lesgevers, zwembad en materiaal zijn voor de hele periode vastgelegd.
Medische afwezigheid
Is je kindje tijdens het kamp of de turbozwemlessen afwezig omwille van medische redenen? Dan worden de niet-genoten kampdagen of lessen gecompenseerd als tegoed op je Swimcool-account, mits voorleggen van een geldig doktersattest. We rekenen hiervoor een administratiekost van 25 euro aan.
3. Annulering door Swimcool bij onvoldoende inschrijvingen
Bij onvoldoende inschrijvingen kunnen we een sportkamp of turbozwemweek uitzonderlijk annuleren:
- Sportkampen: ten laatste 1 maand vóór de start.
- Turbozwemlessen: ten laatste 1 week vóór de start.
In dat geval kijken we eerst of een herboeking of een passend alternatief mogelijk is. Lukt dat niet, dan plaatsen we het volledige inschrijvingsgeld als tegoed op je Swimcool-account.
Ledenbeheer
Wat zijn jullie algemene voorwaarden?
Onze algemene voorwaarden vind je terug via deze link.
We raden je aan om ze even door te nemen bij je inschrijving — zo weet je precies wat je van ons mag verwachten en wat wij van jou verwachten. Bij elke inschrijving via Ledenbeheer bevestig je ook automatisch dat je kennis hebt genomen van deze voorwaarden.
Wat kan ik allemaal terugvinden op Ledenbeheer?
Ledenbeheer is hét centrale platform voor je inschrijvingen, communicatie en administratie bij Swimcool. Hieronder een overzichtje van wat je er kan terugvinden:
Lesgerelateerde info
- Lesdata van je kind(eren) — je ziet welke dagen er les is.
- ⚠️ Let op: het startuur van de zwemles vind je niet op Ledenbeheer. Dat staat in de startmail die we 1 à 2 weken vóór de eerste les versturen.
Attesten en documenten
- Mutualiteitsattesten voor de terugbetaling van je inschrijvingsgeld (beschikbaar zodra de betaling voldaan is = na de laatste domiciliëring).
- Fiscale attesten voor sportkampen (voor kinderen jonger dan 14 jaar).
Inschrijvingen en gegevens
- Een overzicht van alle inschrijvingen van jou en je gezin.
- Mogelijkheid om bijkomende activiteiten in te schrijven, zoals sportkampen, turbozwemlessen, home classes en andere activiteiten van Swimcool.
- Persoonlijke gegevens van jezelf en je kinderen aanpassen (adres, telefoon, e-mailadres, …).
- Gezinsleden toevoegen onder één familie-account.
- Extra e-mailadressen toevoegen (handig voor gescheiden ouders of grootouders).
Communicatie
- Berichten van Swimcool raadplegen die we via Ledenbeheer hebben verstuurd.
- Overzicht van je mailcommunicatie zodat je niets mist.
Betalingen
- Overzicht van kostennota’s en betalingen.
Hoe schrijf ik mijn kind in voor de lessen of een activiteit?
Inschrijven verloopt volledig digitaal via Ledenbeheer, ons online platform.
Liever even visueel zien hoe het werkt? Bekijk dan onze handige instructievideo via deze link. In een paar minuten ben je helemaal mee.
Hebben jullie een handleiding van Ledenbeheer?
Zeker! Ledenbeheer voorziet zelf een handige infopagina speciaal voor leden en ouders. Je vindt er onder andere uitleg over:
- Hoe je een account aanmaakt en inlogt
- Hoe je gezinsleden toevoegt onder één familie-account
- Hoe je extra e-mailadressen toevoegt (handig voor gescheiden ouders of grootouders)
- Hoe je inschrijvingen bekijkt en bijkomende activiteiten boekt
- Hoe je je mutualiteits- en fiscale attesten downloadt
- Antwoorden op de meest gestelde vragen
👉 Bekijk de volledige info op www.ledenbeheer.be/nl/ik-ben-een-lid.