PRIVACYBELEID SWIMCOOL VZW

1. Algemeen

Bij Swimcool VZW hechten we veel belang aan jouw privacy en de bescherming van je persoonsgegevens. We verwerken je gegevens steeds in overeenstemming met de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR) en de Belgische privacywet.

Swimcool VZW is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens.

Contactgegevens

• Swimcool VZW
• Maatschappelijke zetel: Parkbos 23, 9500 Ophasselt
• KBO-nummer: BE0720.727.123
• E-mail: [email protected]

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken in verband met je privacy kan je terecht op [email protected].

2. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van het type dienst of activiteit verwerken we de volgende categorieën van persoonsgegevens:

• Identificatiegegevens: naam, voornaam, adres, telefoonnummer, e-mailadres.
• Persoonlijke kenmerken: geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit.
• Gegevens van je kind(eren): naam, geboortedatum, zwemniveau, eventuele relevante medische of fysieke informatie die je vrijwillig meedeelt en die nodig is voor een veilige deelname.
• Financiële gegevens: rekeningnummer, betalingsgegevens, domiciliëringsgegevens (uitsluitend voor de financiële afhandeling van je inschrijving).
• Communicatiegegevens: berichten en interacties via e-mail, contactformulieren of via Ledenbeheer.
• Beeldmateriaal: foto’s en video’s gemaakt tijdens onze activiteiten (zie verder).
• Technische gegevens: IP-adres, browsertype, bezoekgedrag op onze website (via cookies — zie verder).

3. Waarvoor gebruiken we deze gegevens?

We verwerken je persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het organiseren van en laten deelnemen aan onze activiteiten (zwemlessen, sportkampen, turbozwemlessen, home classes, aqualessen, zwangerschapszwemmen, bijscholingen, …).
• Administratieve en financiële afhandeling van je inschrijving via ons platform Ledenbeheer.
• Versturen van nieuwsbrieven, praktische info, uitnodigingen en promotionele berichten over onze activiteiten.
• Voldoen aan onze wettelijke verplichtingen (subsidies, verzekeringen, fiscale en mutualiteitsattesten).
• Promotie van onze activiteiten via sociale media, website en advertenties.
• Analyse van bezoekersgedrag op onze website om onze dienstverlening te verbeteren.
• Communicatie via gerichte advertenties (bv. via Google of Meta).

Rechtsgrondslagen We verwerken je gegevens op basis van:

• de uitvoering van de overeenkomst (je inschrijving en deelname);
• onze wettelijke verplichtingen (boekhouding, fiscale attesten, …);
• ons gerechtvaardigd belang (interne werking, beveiliging, evaluatie, promotie van onze activiteiten);
• jouw toestemming (bv. voor specifieke marketingdoeleinden of cookies).

4. Beeldmateriaal tijdens onze activiteiten

Tijdens onze lessen, kampen en andere activiteiten kunnen er foto’s en video’s worden gemaakt van de deelnemers. Dit beeldmateriaal kan door Swimcool worden gebruikt voor:

• Communicatie en informatie aan ouders (bijvoorbeeld via de gesloten Facebookgroep per locatie);
• Promotionele doeleinden zoals onze website, sociale media, advertenties, marketingcampagnes en publicaties;
• Andere legitieme doeleinden in het kader van de werking van Swimcool.

Liever niet?

Heb je liever niet dat foto’s of video’s van jou of je kind worden gebruikt voor deze doeleinden? Dan kan je dit melden via [email protected]. Doe dit bij voorkeur vooraf, of uiterlijk binnen 14 dagen na publicatie of kennisname van het beeldmateriaal. We zorgen er dan voor dat het materiaal niet (verder) gebruikt wordt.

Beeldmateriaal door derden

Swimcool is niet verantwoordelijk voor foto’s, video’s of opnames die door ouders, deelnemers, begeleiders of andere derden worden gemaakt, gedeeld of gepubliceerd op sociale media, berichtenplatformen, gesloten groepen of andere kanalen buiten onze rechtstreekse controle. We vragen alle ouders en deelnemers wel uitdrukkelijk om de privacy van anderen te respecteren bij het delen van beeldmateriaal.

5. Aan wie geven we je gegevens door?

Je gegevens worden niet verkocht aan derden. We delen je gegevens enkel met externe partners die nodig zijn voor onze werking, en steeds binnen de grenzen van wat strikt noodzakelijk is. Denk aan:

• Ledenbeheer.be — ons administratief en financieel platform voor inschrijvingen, betalingen en attesten;
• Brevo en Mailchimp — onze mailingplatformen voor het versturen van nieuwsbrieven en communicatie;
• Webhostingdiensten — voor het hosten van onze website;
• Cloudflare — voor de beveiliging en performance van onze website;
• Google (Analytics en Ads) — voor websiteanalyse en advertenties;
• Meta (Facebook, Instagram) — voor onze sociale media en advertenties;
• Verzekeringsmaatschappijen — in het kader van de verzekering van onze leden;
• Betaaldienstverleners — voor de verwerking van betalingen en domiciliëringen;
• Boekhoudkundige en fiscale dienstverleners;
• Bevoegde overheidsinstanties — wanneer dit wettelijk verplicht is.

6. Minderjarigen

We verwerken gegevens van minderjarigen enkel met toestemming van een ouder of wettelijke vertegenwoordiger. Door je kind in te schrijven, geef je toestemming voor de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens met het oog op een correcte en veilige dienstverlening.

Een voorbeeld: de naam en het zwemniveau van je kind worden opgelijst zodat onze lesgevers de zwemles op het juiste niveau kunnen geven.

7. Beveiliging

We nemen passende technische en organisatorische maatregelen om je gegevens te beveiligen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang, openbaarmaking of wijziging.

8. Bewaartermijn

We bewaren je persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doeleinden waarvoor ze werden verzameld:

• Gegevens met betrekking tot je inschrijving en deelname: maximaal 3 jaar na de laatste activiteit, voor statistische en organisatorische doeleinden.
• Boekhoudkundige en fiscale gegevens: zolang als wettelijk verplicht (in regel 7 jaar).
• Beeldmateriaal: zolang relevant voor de communicatie- en promotiedoeleinden waarvoor het werd gebruikt.

9. Jouw rechten

Op basis van de GDPR heb je de volgende rechten:

• Recht op inzage — een kopie opvragen van de gegevens die we van je verwerken.
• Recht op verbetering — vragen om foutieve of onvolledige gegevens recht te zetten.
• Recht op wissing (“recht om vergeten te worden”) — vragen om je gegevens te verwijderen, voor zover dit wettelijk mogelijk is.
• Recht van bezwaar — bezwaar maken tegen de verwerking, in het bijzonder voor direct marketing.
• Recht om je toestemming in te trekken — wanneer de verwerking gebaseerd is op toestemming.

Wil je je uitschrijven uit onze nieuwsbrief of marketingcommunicatie? Mail dan naar [email protected]. Je kan je ook altijd uitschrijven via de uitschrijflink onderaan elke nieuwsbrief.

Verzoeken kan je sturen naar [email protected]. We reageren binnen één maand.

10. Cookies

10.1 Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op je toestel worden geplaatst wanneer je onze website bezoekt. Ze zorgen ervoor dat de website correct werkt, dat we je gebruikservaring kunnen verbeteren en dat we het bezoekersgedrag kunnen analyseren.

10.2 Welke categorieën cookies gebruiken we?

Onze website gebruikt vier categorieën cookies:

• Functionele cookies (altijd actief) — strikt noodzakelijk voor het correct functioneren van de website. Deze kan je niet uitschakelen.
• Voorkeurscookies — onthouden je voorkeuren (zoals taal of weergave-instellingen).
• Statistische cookies — geven ons inzicht in hoe bezoekers de website gebruiken (bv. welke pagina’s het meest bezocht worden), telkens op een geanonimiseerde manier.
• Marketingcookies — volgen je surfgedrag om relevantere advertenties te tonen op onze website en op andere websites.

10.3 Specifieke cookies die we plaatsen

10.4 Toestemming en beheer

Bij je eerste bezoek aan onze website tonen we een cookie-banner waarin je per categorie kan aangeven welke cookies je toestaat. Je kan je toestemming op elk moment wijzigen of intrekken via de cookie-instellingen op onze website.

Daarnaast kan je cookies altijd zelf beheren, weigeren of verwijderen via de instellingen van je browser.

11. Wijzigingen aan dit privacybeleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website.

Laatste update: 27 april 2026